Методы оптимизации численности персонала на предприятии

КТО ТАКИЕ ЛИШНИЕ ЛЮДИ?

У каждой компании есть свои «жирные времена», когда предприниматель зарабатывает хорошую прибыль и предполагает, что завтра будет еще лучше. Объемы вырастут, прибыль вырастет. И, соответственно, объем работы увеличится. И когда-то, в далеком светлом будущем, предпринимателю понадобятся дополнительные сотрудники. И вот в это самое время появляются люди «про запас».

ЧЕМ ЭТО ПЛОХО?

Когда вы берете сотрудника в штат, предполагается конкретная должность и определенный объем работы. Но на первых порах обучения и введения в должность объем работы маленький. А сотрудник привыкает работать именно с таким объемом работы и именно за эти деньги. И когда (или если) случается, что сотрудник действительно нужен, то вы не достигаете своей цели, так как он не готов работать больше и за те же деньги.

Зарплату вы платите сотруднику исходя из профиля должности и ситуации на рынке труда. То есть в расчет не берется объем фактически выполняемой работы. Это только вы, как предприниматель, думаете, что сотрудник понимает, что он не дотягивает до своей зарплаты.

Таким образом, получается перерасход денег в расходной части бюджета. А также вы показываете коллективу, что можно больше зарабатывать, делая меньше. То есть вы снижаете своими руками производительность труда на своем предприятии.

КАКОЕ ЕСТЬ РЕШЕНИЕ?

На мой взгляд, одно из решений — это:

• • технологии;
• • оплачиваемые переработки;
• • анализ потерянного времени сотрудниками и анализ рабочего дня каждого сотрудника.

Технологии.

Сейчас самое замечательное время для этого. Уже многие попробовали форматы работы на удаленке. У меня в компании две части бизнеса: одна часть в РФ, вторая — в США. Мы используем программы для постановки задач, для учета остатков, а также я опираюсь на искусственный интеллект для прогноза продаж. Многие функции/операции/расчеты у нас происходят посредством технологий. Этому в США уделяется особое значение, так как там зарплаты еще больше. И при неправильном планировании штата и постановке задач потери будут страшнее. Как пример автоматизации работы, мы используем программу 3PL Warehouse Manager для складских решений: учета движения товаров, расчет стоимости доставки, складской обработки для каждой позиции. Программа 3PL Warehouse Manager интегрирована со всеми каналами продаж и работает в режиме онлайн. Коммуникация у нас в компании осуществляется через систему ticket. Это позволяет получать ответы на каждый вопрос, так как ему присваивается уникальный номер.

Переработки.

Да, это банально, но многие готовы поработать на несколько часов больше, либо поработать активнее, чем обычно, за дополнительное вознаграждение. Этот метод сохранит вам стоимость целого сотрудника, так как вы можете ввести премию за дополнительную работу, но не платить «лишним» работникам. Окладную часть вы вынуждены платить всегда, вне зависимости от сезона и объема количества работы. А премию за дополнительную работу вы можете назначать по мере необходимости, например, в высокий сезон продаж.

Анализ использования рабочего времени.

На мой взгляд, это очень важный способ не только против раздувания штата организации, но и для финансового здоровья компании в целом. Многим кажется, как и мне иногда, что все сотрудники работают слаженно и эффективно. Но, уверяю вас, это не так! По нашим замерам до половины рабочего времени сотрудника уходит впустую. Это не только самое очевидное в виде распития чая, походы в курилку и разговоров на отвлеченные темы... но и не отлаженность самих бизнес-процессов в компании.

Проанализировав работу многих наших сотрудников, например, отдела продаж, я пришел к выводу, что они нам не нужны. Так как стоимость обслуживания/содержания этого отдела огромная, а финансовый результат не достаточный для постоянного заработка от работы b2b. Особое внимание также стоит уделить бэк-офису, так как они не относятся к бюджетообразующим подразделениям, и увеличение штата в данном случае особенно критично. Так я решил перестроить полностью свою компанию:

• оптимизировал численность отдела оптовых продаж;
• уволил сотрудников отдела розничных продаж мебели на заказ.

В последнее время выросли расходы на привлечение клиентов, так как было много запросов на разный ассортимент в малом количестве. Это привело к росту себестоимости продукции и к увеличению цен на изделия. Соответственно, объем продаж падал. Я нашел для себя выход в переходе от продаж b2b к b2c через маркетплейс прямо к потребителю. Это позволило снизить издержки и себестоимость продукции.

Для определения эффективности использования рабочего времени за день можно воспользоваться следующей формулой:

К_{ирв=Тф/Ту,} где:

К_{ирв —} коэффициент эффективности использования рабочего времени;

Т_ф — фактическое время, которое было отработано сотрудником за день;

Т_у — установленная продолжительность рабочего дня.

Предлагаю вам сделать 3 шага, которые упростят вам работу и позволят вам зарабатывать больше.

1. Провести анализ использования рабочего времени, путем составления таблицы использования времени, где вы (или человек, которому вы это поручите) будет фиксировать израсходованное время на выполняемые операции и, особенно на результат, который получили в итоге.

Обычно наибольшее количество времени уходит на действия, которые не оказывают влияния на получение прибыли компанией. По итогу вы должны либо отказаться от таких бизнес-процессов, либо максимально упростить и автоматизировать их. В некоторых случаях уже этого достаточно.

2. По результатам выполнения первого пункта вы уже увидите своих лишних сотрудников, чья работа никак не влияет на деятельность компании. Теперь вам надо перестроить сам бизнес-процесс и перераспределить функционал «лишних» сотрудников на их коллег. Таким образом, лучшие сотрудники получат премию за дополнительные обязанности, а с остальными вы проститесь. Рациональное перераспределение функционала позволяет сохранить ценных работников и поднять их уровень мотивации и, как следствие, эффективность их деятельности.

3. Надо понимать, что все ушло в цифру. Мой совет: не отставать и тестировать разные программы для упрощения работы.

Для себя выделил 3 фишки, которые дают wow-эффект в продажах:

• CRM-система, интегрированная с e-mail и телефонией;
• Ведение дневника рабочего времени;
• Все цифры – на dashboard!

На своем опыте скажу, что это очень трудно и вызывает огромное сопротивление. Но дает компании существенные конкурентные преимущества:

• Сокращение цикла продаж;
• Повышение точности и скорости проведения продажи;
• Увеличение производительности труда отдела продаж;
• Рост объема продаж в компании.

Оптимизировав численность персонала, ваша компания уменьшит расходы на фонд оплаты труда, удалит или модернизирует неэффективные бизнес-процессы, а вы, возможно, придете к более глобальной идее, как именно развивать ваш бизнес и выйти на новый уровень.

Успехов вам!