Рассказываем, как пандемия изменила деловой этикет и что делать, чтобы проявить «цифровую вежливость» во время онлайн-планерки.
Клиенты «Битрикс24» есть во всех странах мира — от Австралии до США. В день они делают тысячи видеозвонков. 90% из них — это ежедневные или еженедельные митинги, собеседования, отчеты или конференции. Еще 10% — неформальные коллы, чтобы поболтать о личном и почувствовать себя частью комьюнити.
Коронавирус навсегда изменил подход к видеосвязи. Теперь это не просто дополнительный инструмент, а необходимость для любой компании.
Ниже — наш чек-лист о том, как вести себя на деловом созвоне с коллегами.
1. Внешний вид
Из-за пандемии невербального контакта между людьми стало меньше. Видеозвонки — возможность хоть как-то его восполнить: донести до собеседника дополнительные эмоции или смысл беседы. Для этого очень важно включать видео. Без отговорок вроде «сеть плохая, лучше так посижу».
Да, придется хорошо выглядеть. Видеосвязь — новая альтернатива встрече в офлайне. Домашняя одежда, мятая прическа или заспанный вид вряд ли произведут впечатление на команду и партнеров.
Привычка приводить себя в порядок с утра даже на удаленке — хороший способ собраться с силами и получить нужный рабочий настрой.
2. Фон
Когда вы впервые видите собеседника или собираетесь вести серьезный разговор, лучше отказаться от виртуального фона. А вместо него выбрать для заднего плана нейтральную домашнюю стену.
Если подходящего пространства нет, попробуйте установить компьютер или камеру так, чтобы за вами не было дверного проема. Случайное появление ребенка или другого члена семьи в кадре может смутить участников встречи.
Чтобы лицо было хорошо освещено, включите настольную лампу за ноутбуком или сядьте перед окном. А вот спиной к дневному свету лучше не садиться — это сделает изображение нечетким и темным.
3. Кнопка «Поднять руку»
Во время видеовстречи не всегда понятно, когда спикер закончил мысль — и когда вступить в разговор может следующий человек. Чтобы случайно не перебить коллегу, можно использовать возможности того ПО, в котором вы проводите звонки.
Как и в другом похожем софте, в системе видеоконференций «Битрикс24»» есть функция «Хочу сказать». С ее помощью участники могут «поднять руку» и корректно продолжить беседу. Это хороший способ повысить культуру звонков в компании и улучшить эффективность обсуждений.
Такая кнопка особенно важна на встречах, где больше 4-5 человек — она спасает от хаоса.
4. Модерирование
У любой встречи в офлайне всегда есть инициатор, который в итоге выполняет и роль модератора. Он задает общую тему разговора и собирает всех в одном месте — скажем, в переговорке.
На онлайн-модератора возлагается больше обязанностей. Он должен следить за таймингом и техническими неполадками, а еще — вовремя останавливать неразбериху. Например, «мьютить» спорящих не по теме участников. К этому стоит подготовиться заранее и изучить все возможности софта.
Эффективность колла должна быть выше обычной встречи.
5. Готовность участников
Перед планеркой в офлайне можно пройтись по офису и подмигнуть коллеге: «собираемся через пару минут, подходи в переговорку». В реальности вы сразу видите, если кто-то из участников занят: один говорит по телефону, другой — задерживается на встрече с клиентом. Понятно, что митинг придется подвинуть на 5-10 минут вперед.
В онлайне узнать готовность команды к звонку — прямая задача организатора или модератора. Напишите участникам за пару минут до встречи, чтобы быстро узнать, не случилось ли каких-то задержек. Иначе стучаться всем в личные сообщения придется прямо во время видеоколла. Это вызовет неловкость и отнимет время у «пунктуальных» коллег.
В «Битрикс24» можно создать чат сразу из встречи в календаре. Это удобно — не нужно писать в личку каждому или добавлять всех в общую беседу в ручном режиме.
6. Микрофон
Тут всего два правила:
1) Он должен хорошо работать тогда, когда вы говорите. Если связь через ноутбук плохая — используйте микрофон в наушниках или купите новый, который можно подключить через USB.
2) Выключайте микрофон, когда молчите. Так вы проявите ту самую «цифровую вежливость»: избавите говорящего от ваших фоновых шумов и покажете, что не собираетесь его перебивать.
7. Стабильная связь
В марте 2020-го команда «Битрикс24» полностью ушла на удаленку. Скорость домашнего интернета у кого-то оказалась недостаточно высокой. Сперва это было проблемой — качество видеозвонков страдало.
В течение первых недель самоизоляции нам удалось исправить все неполадки: мы помогли коллегам перейти на высокоскоростную сеть. Плюс улучшили собственный сервис видеосвязи.
Хороший Wi-Fi — необходимость пост-пандемийного мира. Если нужно, инвестируйте в лучший тариф провайдера или новую технику — нервы коллег стоят дороже.
8. Видеоколл — это реальная встреча
Иногда участие в онлайн-конференции требует большого внутреннего усилия. Не залипнуть в соцсети или не провалиться в задачу, которая резко прилетела по работе — большой труд.
Важно все время следить за повесткой конференции. Чтобы не рассеивать внимание и не отвлекаться, можно временно закрыть все мессенджеры, отложить телефон и развернуть видео на весь экран.
Платформа для видеосвязи — ваша новая виртуальная переговорка. Поэтому придется вести себя соответствующе.
Например, не отключать камеру с видео просто так: это все равно, что встать и уйти прямо во время чьего-то выступления.
9. Итоги звонка
Онлайн-встреча — спасение для всех, кто не любит долгой переписки в почте или рабочих мессенджерах. Если фиксировать итоги планерки сразу после звонка, можно сэкономить себе и коллегам десятки рабочих минут.
Записывайте все, о чем договорились на видеоконференции, и сразу назначайте ответственных за задачи. В рабочем чате все сразу смогут поправить или дополнить статус и разойтись по своим делам.
КОРОТКО:
1. Включайте видео, если собеседники не договорились о другом формате встречи.
2. Минимизируйте использование виртуальных фонов. Постарайтесь сесть спиной к светлой глухой стене и избежать дверных проемов в кадре.
3. Лицо должно быть хорошо освещено. Выход — дневной свет или лампа прямо за ноутбуком.
4. Выключайте микрофон, если не говорите. Используйте кнопку «поднять руку» или «хочу сказать», чтобы вступить в дискуссию и случайно не перебить собеседника.
5. Не экономьте на технике: скорость интернета, качество видео и звука должны быть приемлемыми.
6. Изучите возможности софта, если вам приходится часто организовывать видеозвонки. Модератор встречи — ответственная должность: такой человек должен уметь «мьютить» участников, следить за таймингом и качеством связи.
7. Проверяйте готовность коллег за 5-10 минут до встречи. Если нужно, продублируйте ссылку на звонок.
8. Фиксируйте итоги созвона, не отключайте камеру просто так и относитесь к видеоколлу как к реальной встрече.
Vc.ru